Tällä viikolla on taas palattu mediassa tuttuun aiheeseen: erilaisten tietojärjestelmien kalleuteen. Erityisesti on puhuttanut Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin potilastietojärjestelmä (esim. Yle).
Asiasta on keskusteltu jo vuosia ja todennäköisesti puhetta riittää jatkossakin. Mikä niissä maksaa? Miten on mahdollista, että HUS:in kaavaileman järjestelmän hinnaksi tulisi jopa 450 miljoonaa euroa ja koko maahan kattava järjestelmä saataisiin vasta n. 1,8:lla miljardilla eurolla? Tietojärjestelmien hintalappuihin löytynee useitakin syitä. Yksi suurimmista ongelmista on tämänhetkinen lainsäädäntö ja tapa, jolla tietojärjestelmiin liittyvät kilpailutukset tehdään.
Suurille hankkeille on tyypillistä, että kilpailutukseen voivat osallistua vain tietyt kriteerit täyttäviä järjestelmätoimittajia. Tälläisiä kriteerejä voivat olla mm. yrityksen ikä, liikevaihto ja henkilöstömäärä. Näillä kriteereillä pyritään ottamaan mukaan ainoastaan sellaisia yrityksiä, joilla on edellytykset toimittaa suuren mittakaavan tietojärjestelmiä ja mahdollisuus antaa tuotetukea mahdollisimman pitkään. Tämä aiheuttaa kuitenkin sen, että Suomen kokoisessa maassa hankkeesta toiseen näihin kilpailutuksiin osallistuvat samat yritykset (esim. Tieto, Accenture, Fujitsu ja Logica). Joku voisi epäillä vaikkapa VR:n uuden lippujärjestelmän toimittajan mahdollisuuksia saada uusia saman mittakaavan projekteja, mutta edellä mainittu tapa varmistaa sen että näin ei pääse käymään.
Toinen ongelma liittyy järjestelmän tilaajaan ja on tyypillistä etenkin valtion ja kuntien hankkeissa. Tilattava järjestelmä pitää kuvata mahdollisimman kattavasti tarjouskilpailuun osallistuville yrityksille, jotta he voisivat tehdä vertailukelpoisia tarjouksia. Usein tässä kohdassa tulee kuvioon mukaan jokin konsulttiyhtiö, joka tekee selvityksen tilattavasta järjestelmästä. Selvityksiä voidaan joutua tekemään useita, ennen kuin koko järjestelmä on saatu kaikilta osin määriteltyä.
Seuraavaksi siirrytään kilpailutusvaiheeseen, jossa aina vähintään yksi tarjouskilpailuun osallistuvista tahoista haluaisi saada lisätarkennuksia annettuun määrittelyyn. Kilpailutukseen liittyvän lainsäädännön mukaisesti tällaisia tarkennuksia ei voida tehdä kahdenvälisissä keskusteluissa, vaan kaikki tieto pitää jakaa kaikkien osapuolien kesken. Tämä taas johtaa useinmiten siihen, että annettuun määrittelyyn ei anneta mitään tarkentavaa tietoa ja tarjous on tehtävä joiltakin osin puutteellisilla tiedoilla. Yleisimpiä puutteellisia tietoja ovat ohjelmistojen lisensseihin ja järjestelmän ylläpitoon liittyvät asiat. Tarjouksen tekeminen osittain mutu-tuntumalla on vaikeaa ja se on samalla suurin yksittäinen syy tarjousten suureen hintahaitariin (esim. HUS:lla ero halvimman ja kalleimman tarjouksen välillä oli 100 milj. euroa).
Pahimmassa skenaariossa konsulttiyhtiön tekemä selvitys voi olla tehty suosimaan tiettyä järjestelmätoimittajaa, jolloin vain yksi yritys tietää järjestelmän todellisen tarpeen ja aito kilpailutus jää kokonaan tekemättä (konsulttiyhtiö on itse järjestelmätoimittaja tai jonkin toimittajan tiivis yhteistyökumppani).
Asiaan kaivattaisiin korjausta pikaisesti. Oli kyseessa sitten sähköinen äänestysjärjestelmä tai surullisen kuuluisa e-resepti, hankkeet menevät turhan usein pieleen. Toki ongelmiin joutuneesta projektista on mukavampi uutisoida, mutta kun vuodesta toiseen samat pelurit tekevät samankaltaisia virheitä, jossain on vikaa. Kilpailutuksen lainsäädäntöä tulisi tarkistaa ja hankkeen määrittelyvaiheeseen tulisi kiinnittää enemmän huomiota (mitä oikeastaan ollaan hankkimassa ja miksi, keskitytään olennaiseen). Jos määrittelyssä joudutaan käyttämään ulkopuolista apua, varmistetaan ettei eturistiriita-tilanteita pääsisi syntymään (suuremmissa hankkeissa voitaisiin ottaa määrittelyt kahdelta eri yritykseltä).
